Klachten

KLACHTENREGLEMENT ACTA Dental Education B.V.

Artikel 1 – Doel van de klachtenregeling
ACTA Dental Education B.V. (hierna: ADE) streeft naar een hoge kwaliteit van haar dienstverlening. Ondanks de zorgvuldigheid waarmee cursussen en overige diensten worden georganiseerd, kan het voorkomen dat een deelnemer niet tevreden is. Dit klachtenreglement beschrijft op welke wijze klachten worden ingediend, behandeld en afgehandeld.
Deze klachtenregeling is openbaar en gepubliceerd op de website van ACTA Dental Education.

Artikel 2 – Begripsbepalingen
In deze regeling wordt verstaan onder:

ADE
ACTA Dental Education B.V.
Deelnemer
Iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon die deelneemt aan of gebruikmaakt van een cursus of andere dienst van ADE.
Klacht
Iedere schriftelijke uiting van ongenoegen over de organisatie, uitvoering, dienstverlening of bejegening door ACTA Dental Education of haar medewerkers/docenten, waarover de deelnemer een oordeel of oplossing wenst.

Artikel 3 – Indienen van een klacht
Een klacht wordt schriftelijk ingediend per e-mail (ade@acta.nl) of per post, onder vermelding van:

naam en contactgegevens van de klager;
datum;
omschrijving van de klacht;
eventuele relevante documenten.

De klacht wordt gericht aan de directie van ACTA Dental Education.

Artikel 4 – Ontvangst van de klacht
Binnen vijf werkdagen na ontvangst ontvangt de klager een schriftelijke ontvangstbevestiging.
Deze bevat ten minste:

de bevestiging dat de klacht is ontvangen;
de naam van de contactpersoon;
de verdere procedure;
de termijn waarbinnen een inhoudelijke reactie wordt verwacht.

Artikel 5 – Behandeling van de klacht

Iedere klacht wordt zorgvuldig, objectief en onpartijdig behandeld.
Wanneer een klacht betrekking heeft op het handelen van een specifieke medewerker of docent, wordt de behandeling uitgevoerd door een persoon die niet bij de betreffende gebeurtenis betrokken is geweest.
Zowel de klager als degene op wie de klacht betrekking heeft, krijgen de gelegenheid hun standpunt toe te lichten (hoor en wederhoor).
Indien gewenst kan een mondeling gesprek plaatsvinden. Van dit gesprek wordt een verslag gemaakt dat aan de betrokkenen wordt toegezonden.

Artikel 6 – Vertrouwelijkheid
Alle klachten worden vertrouwelijk behandeld.
Alleen degenen die rechtstreeks betrokken zijn bij de behandeling van de klacht hebben toegang tot de relevante informatie. Persoonsgegevens en overige informatie worden uitsluitend gebruikt voor de behandeling van de klacht en verwerkt overeenkomstig de geldende privacywetgeving.

Artikel 7 – Termijnen
ADE streeft ernaar iedere klacht binnen vier weken na ontvangst inhoudelijk af te handelen.
Wanneer meer tijd nodig is voor onderzoek, wordt de klager hiervan vóór afloop van deze termijn schriftelijk op de hoogte gesteld. Daarbij wordt vermeld:

de reden van de vertraging;
de verwachte datum waarop de klacht zal zijn afgehandeld.

De totale behandeltermijn bedraagt in beginsel maximaal zes weken.

Artikel 8 – Beslissing
De beslissing op de klacht wordt schriftelijk aan de klager meegedeeld.
De beslissing bevat ten minste:

een samenvatting van de klacht;
de relevante feiten;
de beoordeling van de klacht;
de eventuele maatregelen die ADE neemt;
de mogelijkheid om beroep in te stellen.

Een klacht kan:

gegrond worden verklaard;
ongegrond worden verklaard;
niet in behandeling worden genomen.

Een klacht wordt niet in behandeling genomen indien:

deze reeds eerder volledig is behandeld;
de gedraging langer dan zes maanden vóór indiening heeft plaatsgevonden;
het belang van de klacht kennelijk onvoldoende is.

Artikel 9 – Beroepsmogelijkheid
Indien de klager zich niet kan verenigen met de beslissing van ACTA Dental Education, kan hij of zij de klacht voorleggen aan een onafhankelijke derde:
De heer A.P.R. Tolmeijer: alexander@tolmeijer.net.
Deze treedt op als onafhankelijke beroepsinstantie en beoordeelt de klacht onafhankelijk van ACTA Dental Education.
Het oordeel van de onafhankelijke derde is bindend voor ACTA Dental Education. Eventuele consequenties worden door ACTA Dental Education binnen zes weken uitgevoerd.
Het staat de klager vrij zich daarnaast tot de bevoegde rechter te wenden.

Artikel 10 – Registratie en bewaartermijn
Alle klachten worden geregistreerd.
Van iedere klacht worden ten minste bewaard:

de klacht;
de correspondentie;
de behandeling;
de beslissing;
eventuele genomen maatregelen.

Deze gegevens worden gedurende vijf jaar na afhandeling van de klacht bewaard.

Artikel 11 – Kwaliteitsverbetering
ACTA Dental Education gebruikt de uitkomsten van klachten ter verbetering van haar dienstverlening.
De directie evalueert periodiek de aard en het aantal klachten en beoordeelt of structurele verbetermaatregelen noodzakelijk zijn.

Artikel 12 – Vaststelling
Dit klachtenreglement is vastgesteld door de directie van ACTA Dental Education B.V. en treedt in werking op 1 juli 2026.